Black Friday Week-checklist magazijn: bent u klaar voor de drukste weken?

De eerste stap is niet bestellen, maar vergelijken. Hoeveel extra werk verwacht u, en welke middelen zijn nu inzetbaar?

• Breng het volume in kaart. Noteer de verwachte voorraadontvangst, orderregels en verzendvolumes per dag. Gebruik gegevens van eerdere acties als die beschikbaar zijn.

• Controleer de beschikbare opslagcapaciteit. Tel bruikbare palletlocaties en vrije bufferplekken. Houd rekening met toegestane belastingen en benodigde gangbreedtes.

• Tel uw transportmiddelen. Vergelijk het aantal werkende palletwagens, rolcontainers en magazijnwagens met de medewerkers en werkstromen in een drukke dienst.

• Inspecteer op zichtbare gebreken. Kijk bij transportmiddelen naar wielen, vorken, bediening en remmen. Neem defect materieel uit gebruik tot het verantwoord hersteld is.

• Controleer stellingen. Let op vervormde staanders, aanrijdschade, ontbrekende onderdelen en leesbare belastinginformatie. Laat twijfelgevallen beoordelen door een deskundige.

• Bepaal wat u extra nodig hebt. Maak onderscheid tussen structurele uitbreiding en tijdelijke capaciteit. Controleer beschikbaarheid, geschikte uitvoering en levertermijn bij uw leverancier.

Praktische tip: reserveer materiaal niet op basis van één drukke dag. Kijk naar de periode waarin u het nodig hebt, inclusief ontvangst vooraf en afbouw achteraf. Een paar extra rolcontainers kunnen bijvoorbeeld al vóór 23 november nodig zijn.

In deze week vertaalt u de planning naar de magazijnvloer. Een duidelijke indeling voorkomt dat medewerkers zelf noodoplossingen bedenken.

• Wijs een vaste bufferruimte aan. Gebruik daarvoor geschikte stapelrekken of gitterboxen als de goederen en de vloerbelasting dit toelaten.

• Verplaats hardlopers. Plaats verwachte actieartikelen op goed bereikbare picklocaties. Houd zware artikelen waar mogelijk binnen een ergonomisch werkbereik.

• Markeer loop-, rij- en opslagzones. Gebruik vloermarkering en maak duidelijk waar pallets tijdelijk wel en niet mogen staan.

• Label iedere nieuwe locatie. Met identificatielabels en etikethouders vinden ook tijdelijke medewerkers de juiste voorraad.

• Maak ruimte voor verpakkingsmateriaal en afval. Voorkom dat volle kartoncontainers of lege pallets een route blokkeren.

• Controleer de werkelijke route. Laat een collega een veelvoorkomende pickroute lopen. Ontstaan er kruisingen of wachtrijen, pas de indeling dan aan.

Een extra opslaglocatie helpt alleen wanneer de goederen ook veilig bereikt, gepickt en verplaatst kunnen worden. Controleer daarom niet alleen de beschikbare vierkante meters, maar ook de bewegingen rondom die locatie.

Een goede inrichting werkt pas als iedere medewerker weet hoe ermee te werken. Zeker bij tijdelijke krachten is een korte, duidelijke instructie belangrijk.

• Maak een introductieronde. Toon de nooduitgangen, looproutes, bufferzones en plaatsen waar transportmiddelen terug moeten.

• Leg de veiligheidsafspraken vast. Beschrijf wat medewerkers niet zelfstandig mogen doen, wanneer zij een hulpmiddel gebruiken en hoe schade wordt gemeld.

• Plaats instructies op de werkplek. Korte werkkaarten in documenthouders zijn gemakkelijker te gebruiken dan een lange handleiding.

• Voer een proefronde uit. Volg één bestelling van ontvangst tot verzending. Meet waar wachttijd ontstaat en zoek samen naar een praktische oplossing.

• Maak een reserveplan. Spreek af wat u doet bij extra volume, uitval van materieel, leververtraging of personeelstekort. Wijs een verantwoordelijke aan die kan besluiten over tijdelijke aanpassingen.

Vraag uzelf af: als morgen twintig procent meer orders binnenkomen dan u verwacht, welke plek loopt dan als eerste vast? Dit percentage is een denkoefening, geen marktvoorspelling. Het antwoord helpt u uw noodplan scherp te maken.

Tijdens de piek hoeft u niet dagelijks de inrichting te veranderen. U wilt vooral problemen signaleren voordat ze een hele dienst vertragen.

• Alle gangpaden, rijroutes en nooduitgangen zijn vrij.

• Pallets, dozen en rolcontainers staan binnen de afgesproken zones.

• Stellingen en beschermingen vertonen geen nieuwe zichtbare schade; schade wordt direct gemeld.

• Palletwagens en magazijnwagens zijn inzetbaar en staan op hun afgesproken plek.

• Karton, folie en lege pallets zijn afgevoerd of staan op een veilige verzamelplaats.

Maak één persoon per dienst verantwoordelijk voor deze ronde. Noteer afwijkingen en spreek direct af wie ze oplost. Stop onveilig werk waar nodig, ook wanneer de orderdruk hoog is.

Na maandag 30 november is het verleidelijk om direct verder te gaan met de volgende orders. Reserveer toch een kort overleg. Leg vast waar medewerkers moesten wachten, welke spullen tekortkwamen en welke tijdelijke oplossing goed werkte.

Bekijk vervolgens welke piekzone u kunt ombouwen voor sinterklaas- en kerstbestellingen. Vergeet niet dat retouren later opnieuw ruimte kunnen vragen.

Voor enkele weken extra capaciteit kan verhuur passend zijn, mits het benodigde materieel beschikbaar is. Bij blijvende groei kan aanschaf van nieuwe of gebruikte middelen interessanter zijn. Maak de afweging op basis van gebruiksduur, benodigde kwaliteit, opslagruimte buiten de piek en totale kosten.

Wilt u ook de algemene voorbereiding toetsen? Lees dan Hoe voorbereid bent u op piekdrukte? voor de bredere magazijnchecks. Deze weekplanning is juist bedoeld om acties op tijd uit te voeren.

Door de voorbereiding op te delen in overzichtelijke acties, houdt u ruimte om knelpunten tijdig op te lossen. U weet welke middelen ontbreken, waar de piekzone komt en welke afspraken voor iedere medewerker gelden.

Kruizinga levert nieuwe en gebruikte opslag- en transportmiddelen en biedt daarnaast verhuur en maatwerk. Onze specialisten denken graag met u mee.