Magazijn ordenen: 8 praktische stappen voor meer overzicht, ruimte en veiligheid

Orde in het magazijn heeft direct invloed op de dagelijkse operatie. Wanneer artikelen een vaste locatie hebben en opslagzones logisch zijn ingedeeld, hoeven medewerkers minder te zoeken en ontstaan minder tijdelijke opslagplekken.

Dat helpt u onder andere bij:

• sneller vinden en wegzetten van goederen;

• overzicht houden over beschikbare opslagruimte;

• beperken van onnodige loop- en rijbewegingen;

• eenvoudiger inwerken van nieuwe medewerkers;

• voorkomen dat gangpaden en werkzones dichtslibben;

• veiliger scheiden van opslag, voetgangers en intern transport.

Een goed georganiseerd magazijn is bovendien gemakkelijker aan te passen wanneer uw assortiment, ordervolume of organisatie verandert.

Een veelgemaakte fout is om direct naar lege schappen en stellingen te kijken. Begin liever bij de beweging van uw goederen.

Loop het proces letterlijk na:

ontvangst → controle → opslag → orderpicken → verpakken → expeditie

Vraag per stap:

• Waar komen de goederen binnen?

• Hoe vaak worden ze verplaatst?

• Waar ontstaan wachtrijen of tussenvoorraden?

• Welke routes leggen medewerkers en transportmiddelen af?

• Waar worden goederen tijdelijk neergezet omdat een vaste plek ontbreekt?

U ontdekt zo sneller waar de echte knelpunten zitten.

Niet ieder artikel verdient dezelfde plek in het magazijn.

Producten die dagelijks worden gepickt, wilt u gemakkelijk bereikbaar hebben. Langzaamlopers kunnen verder van de centrale pickroute of op minder gemakkelijk bereikbare opslaglocaties staan.

Een eenvoudige ABC-indeling kan daarbij helpen:

Kijk daarbij niet alleen naar aantallen. Ook gewicht, afmetingen, ordercombinaties en ergonomie spelen mee.

Een zwaar product dat regelmatig wordt gepickt, plaatst u bijvoorbeeld liever niet op vloerniveau of boven schouderhoogte als dit onnodig tillen veroorzaakt.

Een artikel ‘ergens in stelling drie’ opslaan is niet precies genoeg. Werk met een vaste locatiestructuur, bijvoorbeeld:

gangpad – stelling – niveau – positie

Een locatiecode als B-04-03-02 maakt duidelijk waar een artikel thuishoort. Gebruik dezelfde logica vervolgens in uw voorraad- of warehousesysteem.

Maak locaties ook fysiek duidelijk zichtbaar met:

• identificatielabels;

• etikethouders;

• barcodes of QR-codes waar deze binnen uw proces worden gebruikt;

• duidelijke schap- en stellingnummers;

• vaste kleurcodering voor zones.

Ook magazijnbakken kunnen hierin een belangrijke rol spelen. Kleine onderdelen liggen overzichtelijker in passende stapelbakken of magazijnbakken dan los op een legbord.

Wanneer een magazijn vol raakt, wordt uitbreiding al snel als eerste oplossing genoemd. Maar kijk eerst naar de ruimte die u al heeft.

Controleer bijvoorbeeld:

• staat veel voorraad direct op de vloer?

• wordt de beschikbare hoogte voldoende benut?

• zijn stellingen passend bij de afmetingen van de goederen?

• staan halflege pallets op locaties voor volle pallets?

• neemt seizoensvoorraad permanent kostbare ruimte in?

• zijn lege emballage en retourmiddelen verspreid opgeslagen?

Afhankelijk van de goederen kunt u werken met magazijnstellingen, stapelrekken, palletstellingen, stapelbakken of andere opslagcontainers.

Stapelrekken zijn bijvoorbeeld interessant wanneer u tijdelijk extra opslagcapaciteit nodig heeft of regelmatig wisselt tussen verschillende goederenformaten. Magazijnstellingen bieden juist een vaste, overzichtelijke oplossing voor kleinere goederen en dozen.

Gebruik niet automatisch dezelfde opslagmethode voor ieder artikel. Een combinatie van systemen sluit vaak beter aan op de praktijk.

Een georganiseerd magazijn moet niet alleen efficiënt, maar ook veilig zijn.

Voetgangers, palletwagens, heftrucks en andere interne transportmiddelen bewegen soms binnen dezelfde ruimte. Daarom verdient de verkeersstructuur net zoveel aandacht als de opslagindeling.

Denk aan:

• duidelijk gemarkeerde loop- en rijroutes;

• vaste oversteekplaatsen;

• voldoende zicht bij kruisingen;

• vrije nooduitgangen;

• aparte parkeerplaatsen voor intern transport;

• aanrijdbeveiliging bij kwetsbare stellingen en doorgangen;

• voldoende verlichting.

Bij aanrijdgevaar noemt het Arboportaal onder andere het scheiden van voetgangers en gemotoriseerd verkeer, markering van routes, voldoende verlichting, fysieke barrières waar nodig en een verkeersplan als belangrijke maatregelen.

Gebruik gangpaden daarom nooit structureel als extra voorraadlocatie. Wat vandaag een tijdelijke pallet is, kan morgen een vast obstakel zijn.

Een georganiseerd magazijn moet u in één oogopslag kunnen begrijpen. Visueel magazijnbeheer helpt daarbij. Maak bijvoorbeeld duidelijk:

• waar volle en lege pallets horen;

• waar retouren worden geplaatst;

• welke bak bij welk artikel hoort;

• waar afvalstromen worden verzameld;

• waar rolcontainers moeten worden teruggezet;

• waar tijdelijke voorraad wel en niet mag staan.

Gebruik hiervoor labels, vakmarkeringen, borden, kleuren of foto's van de gewenste situatie. Een eenvoudige regel werkt vaak goed:

Is binnen enkele seconden duidelijk waar iets thuishoort?

Zo niet, dan is extra uitleg, markering of standaardisatie waarschijnlijk nodig.

Juist goederen die buiten het standaardproces vallen, veroorzaken snel onrust. Denk aan:

• retourartikelen;

• beschadigde goederen;

• artikelen die nog gecontroleerd moeten worden;

• lege pallets;

• verpakkingsmateriaal;

• afval;

• seizoensvoorraad;

• gereedstaande uitgaande orders.

Maak hiervoor aparte en herkenbare zones.

Een retourproduct dat nog gecontroleerd moet worden, hoort bijvoorbeeld niet tussen verkoopbare voorraad. Daarmee voorkomt u verwarring en houdt u de reguliere goederenstroom vrij.

Heeft u alleen tijdens een piekperiode extra opslag- of transportcapaciteit nodig? Kijk dan ook kritisch of kopen noodzakelijk is. Met verhuur kunt u tijdelijke capaciteit toevoegen zonder die middelen het hele jaar ruimte te laten innemen.

Een eenmalige opruimdag lost structurele problemen niet op. Plan daarom korte, terugkerende controles. Bijvoorbeeld per zone, gangpad of afdeling.

Controleer daarbij:

• staan goederen op de juiste locatie?

• zijn alle labels nog leesbaar en actueel?

• staan er artikelen zonder vaste locatie?

• worden gangpaden vrijgehouden?

• zijn er beschadigde bakken, stellingen of transportmiddelen?

• liggen langzaam lopende artikelen nog steeds op kostbare picklocaties?

• is er voorraad aanwezig die niet meer nodig is?

Betrek vooral de medewerkers die dagelijks in het magazijn werken. Zij zien vaak als eerste waar onnodig wordt gelopen, gezocht, getild of omgereden.

De juiste oplossing hangt af van uw goederen en processen.