5S in het magazijn: zo creëert u meer orde, veiligheid en efficiëntie

5S is een methode voor het organiseren en verbeteren van de werkplek. De naam verwijst naar vijf Japanse begrippen: seiri, seiton, seiso, seiketsu en shitsuke. In het Nederlands worden deze meestal vertaald als:

1. Scheiden

2. Schikken

3. Schoonmaken

4. Standaardiseren

5. Standhouden

Het uitgangspunt is eenvoudig: verwijder wat u niet nodig hebt, geef alles wat u wél gebruikt een logische plek en maak duidelijke afspraken om deze situatie vast te houden.

Dat klinkt misschien vanzelfsprekend. Toch ontstaan in een druk magazijn gemakkelijk tijdelijke oplossingen. Een pallet blijft ergens staan, gereedschap krijgt geen vaste plek of verpakkingsmateriaal stapelt zich op. Wat tijdelijk begint, kan zo onderdeel worden van de dagelijkse operatie.

Met 5S brengt u daar structuur in aan.

Een overzichtelijk magazijn maakt het dagelijkse werk eenvoudiger. Medewerkers hoeven minder lang naar materialen te zoeken en zien sneller waar producten, hulpmiddelen of gereedschappen thuishoren.

5S kan onder andere bijdragen aan:

• meer overzicht op de werkvloer;

• kortere zoek- en loopafstanden;

• een opgeruimde en beter georganiseerde werkomgeving;

• het sneller signaleren van beschadigingen of afwijkingen;

• duidelijke afspraken tussen medewerkers;

• een goede basis voor verdere magazijnoptimalisatie.

Belangrijk daarbij is dat 5S geen eenmalige grote schoonmaakactie is. De kracht zit juist in het structureel verbeteren en vasthouden van de werkwijze.

Begin met kritisch te kijken naar alles wat zich in het magazijn bevindt.

Welke materialen gebruikt u dagelijks? Welke artikelen zijn nog nodig? En welke kapotte, verouderde of overbodige spullen nemen vooral ruimte in?

Maak onderscheid tussen noodzakelijk en niet-noodzakelijk materiaal. Kapotte hulpmiddelen kunt u bijvoorbeeld afvoeren of vervangen. Artikelen die al langere tijd niet worden gebruikt, verdienen eveneens aandacht.

Twijfelt u of iets nog nodig is? Richt dan tijdelijk een aparte plek in voor deze materialen. Zo kunnen medewerkers aangeven of ze het nog gebruiken voordat u besluit iets definitief te verwijderen.

Het doel van deze eerste stap is niet simpelweg zoveel mogelijk weggooien. U wilt vooral voorkomen dat ongebruikte spullen kostbare magazijnruimte innemen of het werk onoverzichtelijk maken.

Na het scheiden houdt u alleen over wat daadwerkelijk nodig is. Vervolgens bepaalt u waar elk materiaal het beste kan worden opgeslagen.

Kijk daarbij vooral naar gebruiksfrequentie.

Materialen die medewerkers meerdere keren per dag nodig hebben, wilt u gemakkelijk bereikbaar houden. Producten of hulpmiddelen die slechts af en toe worden gebruikt, kunnen verder van de werkplek worden opgeslagen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• veelgebruikte artikelen op goed bereikbare grijphoogte;

• vaste locaties voor gereedschappen;

• afzonderlijke zones voor verschillende productgroepen;

• magazijnbakken voor kleine onderdelen;

• stellingen voor een overzichtelijke voorraad;

• duidelijke locaties voor afval- en retourstromen.

Ook labels kunnen hierbij helpen. Een medewerker moet het liefst in één oogopslag kunnen zien wat waar thuishoort.

Wanneer alles een vaste plek heeft, volgt het schoonmaken.

Maak vloeren, stellingen, machines, werkbanken en hulpmiddelen grondig schoon. Kijk daarbij niet alleen naar vuil, maar vooral naar de oorzaak ervan.

Ligt er bijvoorbeeld regelmatig vloeistof op dezelfde plaats? Dan kan dat wijzen op een lekkage. Blijft verpakkingsmateriaal zich ergens opstapelen? Dan ontbreekt mogelijk een logische plek voor afvalinzameling.

Schoonmaken wordt binnen 5S daardoor ook een vorm van inspecteren.

Let bijvoorbeeld op:

• beschadigde stellingen;

• defecte wielen van magazijnwagens;

• lekkages;

• losliggende materialen;

• slecht zichtbare vloermarkeringen;

• beschadigde bakken of containers.

Door dit regelmatig te controleren, voorkomt u dat kleine problemen ongemerkt onderdeel worden van de dagelijkse werkwijze.

Na de eerste drie stappen is het magazijn opgeruimd en overzichtelijk. Nu komt misschien wel de belangrijkste vraag: hoe zorgt u dat het zo blijft?

Daarvoor moet de gewenste situatie duidelijk zijn voor iedereen.

Leg daarom eenvoudige standaarden vast. Dat hoeft geen uitgebreid handboek te zijn. Praktische en visuele afspraken werken op de magazijnvloer vaak beter.

Denk aan:

• vaste opslaglocaties;

• labels op stellingen en magazijnbakken;

• vloer- of locatiemarkering;

• vaste schoonmaakmomenten;

• controlelijsten;

• duidelijke afspraken over afval en retouren;

• instructieborden bij werkplekken.

Hier kan kleurcodering opnieuw een ondersteunende rol spelen. Gebruik bijvoorbeeld een vaste kleur voor een specifieke zone of materiaalcategorie. Etiket- en kaarthouders maken het daarnaast eenvoudiger om locaties herkenbaar te houden en informatie te vervangen wanneer processen veranderen.

Heeft u een WMS of werkt u met scanners? Dan kunt u fysieke locatieaanduidingen combineren met barcodes of andere digitale identificatie. Zo sluiten de werkvloer en het digitale magazijnproces beter op elkaar aan.

Een magazijn opruimen lukt meestal wel. Het netjes en overzichtelijk houden vraagt meer aandacht.

Daarom draait de vijfde stap om discipline en betrokkenheid.

Maak medewerkers onderdeel van het proces. Zij werken dagelijks met de inrichting en zien vaak als eerste waar een vaste locatie niet praktisch is of waar opnieuw rommel ontstaat.

Plan bijvoorbeeld regelmatig een korte 5S-controle. Bekijk samen:

• ligt alles nog op de afgesproken plek?

• zijn labels en markeringen nog duidelijk?

• staan er opnieuw overbodige materialen?

• zijn er beschadigingen zichtbaar?

• werken de gemaakte afspraken in de praktijk?

Pak ook nieuwe materialen direct volgens dezelfde methode aan. Bepaal bij binnenkomst waar ze thuishoren en voorzie ze waar nodig meteen van de juiste identificatie.

Zo voorkomt u dat u enkele maanden later opnieuw vanaf nul moet beginnen.

U hoeft niet direct uw complete magazijn opnieuw te organiseren.

Juist door klein te beginnen, ontdekt u welke afspraken voor uw organisatie goed werken. Kies bijvoorbeeld één orderpickzone, werkplaats of gedeelte van het magazijn en doorloop daar alle vijf stappen.

Betrek de medewerkers die dagelijks in deze zone werken. Evalueer vervolgens wat goed gaat en wat beter kan.

Werkt de aanpak? Dan kunt u deze stapsgewijs uitbreiden naar andere delen van het magazijn.

Zo wordt 5S geen los verbeterproject, maar een praktische manier om uw magazijn voortdurend beter te organiseren.

De 5S-methode draait vooral om gedrag, structuur en duidelijke afspraken. De juiste inrichting helpt wel om deze afspraken praktisch uitvoerbaar te maken.

Afhankelijk van uw situatie kunt u bijvoorbeeld denken aan:

• magazijnbakken voor het overzichtelijk sorteren van kleine onderdelen;

• stellingen en stapelrekken voor vaste en herkenbare opslaglocaties;

• etiket- en kaarthouders voor locatie- en productidentificatie;

• vloermarkering, borden en stickers voor herkenbare zones en routes;

• afvalbakken en containers om afvalstromen gescheiden en georganiseerd te houden;

• magazijnwagens en interne transportmiddelen om materiaalstromen overzichtelijk te organiseren.

Bij Kruizinga kijken we daarbij niet alleen naar een los product. We denken mee over welke opslag- en transportmiddelen passen bij uw ruimte en dagelijkse processen.

Een overzichtelijk magazijn begint niet per definitie met nieuwe technologie. Door eerst de basis goed te organiseren, kunt u al veel meer overzicht creëren.

Onthoud daarbij de vijf stappen:

• Scheiden: verwijder wat u niet nodig hebt.

• Schikken: geef alles een logische en vaste plek.

• Schoonmaken: houd de werkplek schoon en signaleer afwijkingen.

• Standaardiseren: maak duidelijke en herkenbare afspraken.

• Standhouden: controleer, verbeter en blijf medewerkers betrekken.

Wilt u weten welke oplossingen passen bij uw magazijn? Onze specialisten denken graag met u mee.