“Sinds ik op kantoor werk, begrijp ik beter waarom bepaalde keuzes worden gemaakt.”
Zijn loopbaan in de logistiek begon toen hij nog niet precies wist welke richting hij op wilde. Na school kwam hij in een magazijn terecht. Daar groeide zijn interesse in magazijnwerk en logistieke processen.
Bij Kruizinga begon Reinard als assistent logistiek manager. Het bedrijf groeide en er was behoefte aan extra ondersteuning binnen de logistieke organisatie. Hij hielp de toenmalige logistiek manager bij uiteenlopende werkzaamheden en kreeg gaandeweg steeds meer verantwoordelijkheid. Sinds enkele maanden werkt hij als warehouse manager.
“Wat ik leuk vind aan magazijnwerk, is dat ik echt wil begrijpen hoe een proces loopt”, vertelt Reinard. “Hoe worden goederen ontvangen? Hoe verloopt de inslag en opslag? Hoe worden orders gepickt en hoe is het systeem ingericht?”
Begrijpen wat er op de vloer gebeurt
Voor Reinard begint goed magazijnmanagement bij kennis van de dagelijkse praktijk. Daarom stelt hij veel vragen aan de medewerkers die met de processen werken. Wat gebeurt er wanneer een orderpicker een locatie niet kan vinden? In welke volgorde worden producten gepickt? Welke handelingen kosten onnodig veel tijd? En wat betekent een verandering in het systeem voor iemand die er de hele dag mee moet werken? Zijn eigen ervaring helpt hem om die vragen gericht te stellen.
“Iemand die nooit zelf in een magazijn heeft gewerkt, kan zich niet altijd voorstellen waar een orderpicker of heftruckchauffeur tegenaan loopt. Ik heb zelf een heftruckcertificaat en weet wat het betekent om met een heftruck in een magazijn te werken.”
Daardoor ziet hij sneller wanneer een proces op papier logisch lijkt, maar in de praktijk extra rijbewegingen, onduidelijkheid of onnodige handelingen veroorzaakt.
Van werken met de handen naar werken met het hoofd
De overstap van de magazijnvloer naar kantoor betekende een grote verandering. Op de werkvloer is het resultaat van een werkdag direct zichtbaar. Orders zijn gepickt, producten zijn ingepakt en zendingen zijn gereedgemaakt. Op kantoor is het werk minder tastbaar.
“De grootste omschakeling was dat je op kantoor veel meer met je hoofd bezig bent”, zegt Reinard. “Je wordt fysiek misschien minder moe, maar bent voortdurend aan het nadenken over allerlei onderwerpen.”
Een dag kan bestaan uit e-mails, gesprekken, overleggen en het uitwerken van verbeteringen. Dat werk is belangrijk, maar het resultaat is niet altijd dezelfde dag zichtbaar.
“Soms zit je ’s ochtends achter je bureau, open je de mailbox en is het aantal berichten aan het einde van de dag alleen maar groter geworden. Dan kun je je afvragen wat je die dag precies hebt gedaan.”
Dat tastbare resultaat van de magazijnvloer mist hij soms nog. Zelf een aantal orders inpakken of een grote hoeveelheid zendingen gereedmaken geeft direct voldoening.
“Leidinggeven is vooral luisteren”, zegt Reinard. “Het is niet alleen vertellen wat er moet gebeuren. Je moet openstaan voor meningen en vragen waar mensen in hun dagelijkse werk tegenaan lopen.”
Meer begrip voor keuzes achter processen
Vanuit zijn huidige functie ziet Reinard ook zaken die hij als magazijnmedewerker minder goed kon overzien. Medewerkers op de vloer weten vaak precies hoe hun eigen werkzaamheden verlopen, maar zien niet altijd waarom een proces op een bepaalde manier is ingericht. Achter die werkwijze kunnen keuzes zitten over groei, klantwensen, assortimenten en systemen.
“Als magazijnmedewerker heb je niet altijd zicht op hoe dat hele spel wordt gespeeld en wat klanten belangrijk vinden. Sinds ik op kantoor werk, begrijp ik beter waarom bepaalde keuzes worden gemaakt.”
Toch wil hij voorkomen dat beslissingen alleen vanuit kantoor worden bekeken. Uiteindelijk moeten medewerkers in het magazijn met een nieuwe werkwijze kunnen werken.
“Daar moet het werk gebeuren. Je moet je daarom blijven verplaatsen in de medewerker die de producten moet pakken, inpakken en verzenden.”
Medewerkers laten meedenken
De medewerkers die dagelijks met een proces werken, spelen volgens Reinard een belangrijke rol bij veranderingen. Bij de invoering van bijvoorbeeld een 5S-project of een andere manier van orderpicken moeten zij vanaf het begin kunnen aangeven waar ze tegenaan lopen. Alleen dan kan een verandering niet alleen een nieuwe werkwijze opleveren, maar ook bestaande problemen oplossen.
“Het mooiste is wanneer je bij een nieuwe manier van werken meteen de knelpunten uit de huidige situatie aanpakt. Zo wordt het proces steeds een beetje beter.”
Die betrokkenheid zorgt bovendien voor meer begrip. Veranderingen worden minder snel ervaren als iets wat vanuit kantoor wordt opgelegd wanneer medewerkers zelf aan de oplossing hebben bijgedragen.
Praktijktip van Reinard: test een nieuwe werkwijze eerst met een kleine groep medewerkers.
Leidinggeven begint met luisteren
Reinard zijn ervaring op de magazijnvloer heeft ook zijn manier van leidinggeven gevormd.
“Leidinggeven is vooral luisteren”, zegt Reinard. “Het is niet alleen vertellen wat er moet gebeuren. Je moet openstaan voor meningen en vragen waar mensen in hun dagelijkse werk tegenaan lopen.”
Dat betekent niet dat iedere beslissing gezamenlijk kan worden genomen. Een leidinggevende moet soms keuzes maken op basis van beperkte informatie. Niet iedere beslissing is voor iedereen even prettig. Juist daarom vindt Reinard het belangrijk dat medewerkers zich gehoord voelen.
“Je moet soms door en een keuze durven maken. Maar een luisterend oor blijft een van de belangrijkste onderdelen van leidinggeven.”
Veranderingen vragen om duidelijke communicatie
Misverstanden tussen de werkvloer, het kantoor en het management ontstaan volgens Reinard meestal niet door onwil. Vaak ontbreekt de uitleg achter een beslissing. Een manager kan al maanden met een idee bezig zijn voordat het wordt ingevoerd. Voor medewerkers kan datzelfde idee vervolgens onverwacht komen.
“Voor de manager is het een logisch vervolg, maar medewerkers horen er misschien pas kort voor de invoering over. Dan denken zij: waar komt dit ineens vandaan?”
Daarom is het belangrijk om medewerkers vroegtijdig te informeren. Ook wanneer nog niet alle details bekend zijn, kan het management al uitleggen welke richting de organisatie op wil. Daarnaast moet worden gecontroleerd of de boodschap goed is begrepen. Een medewerker kan denken dat de uitleg duidelijk is, terwijl hij een andere interpretatie heeft dan de leidinggevende.
“Vraag daarom wat een verandering volgens iemand voor zijn werk betekent. Dan ontdek je of jouw boodschap echt goed is overgekomen.”
Meer samenwerking tussen afdelingen
Een van de belangrijkste lessen uit Reinards ontwikkeling gaat over de samenwerking tussen afdelingen. Binnen veel organisaties richten teams zich vooral op hun eigen resultaten. Daardoor ontstaan eilandjes. Een afdeling kan haar eigen werkzaamheden snel uitvoeren, maar tegelijkertijd onbedoeld extra werk veroorzaken voor een andere afdeling. Goederen kunnen bijvoorbeeld snel worden opgeslagen, terwijl orderpickers daardoor later veel meer rijbewegingen moeten maken. Door werkoverleggen te introduceren, ontstond bij Kruizinga meer contact tussen de verschillende teams. Medewerkers gingen vaker nadenken over de gevolgen van hun werkzaamheden voor collega’s op andere afdelingen.
“Dan kijk je niet alleen naar hoe snel je jouw eigen werk kunt uitvoeren, maar ook naar wat de volgende afdeling nodig heeft.”
Volgens Reinard levert dat meerdere voordelen op: betere samenwerking, meer onderling begrip en efficiëntere processen.
Iedere dag een stap professioneler
Reinard is vooral trots op de manier waarop hij de processen binnen Kruizinga heeft leren begrijpen. In zijn huidige rol probeert hij de belangen van de medewerkers en die van het management bij elkaar te brengen. Hij waardeert daarbij de bereidheid van collega’s om mee te denken en nieuwe werkwijzen te proberen.
“Het gaat niet altijd in één keer goed. Maar het is mooi dat we het lef hebben om dingen uit te proberen en veranderingen door te voeren.”
Het doel is niet om van de ene op de andere dag alles te veranderen. Het gaat om iedere dag een kleine stap vooruit.
“We zien dat we steeds een beetje beter en professioneler worden. Daardoor werken mensen prettiger samen en merkt uiteindelijk ook de klant het verschil.”
Praktijkervaring blijft waardevol
Aan medewerkers op de magazijnvloer die willen doorgroeien, geeft Reinard vooral mee dat zij hun praktijkkennis niet moeten onderschatten. Wie zelf orders heeft gepickt, goederen heeft opgeslagen of met een heftruck heeft gewerkt, begrijpt welke gevolgen een beslissing op kantoor kan hebben voor het dagelijkse werk.
“Die ervaring kun je heel goed gebruiken in een kantoor- of leidinggevende functie. Je kunt je daardoor beter verplaatsen in de medewerkers.”
Tegelijkertijd waarschuwt hij ervoor om niet te veel op oude ervaring te vertrouwen. Een magazijn verandert continu. Systemen, processen en omstandigheden kunnen er tien jaar later volledig anders uitzien.
“Blijf daarom altijd geïnteresseerd in wat er op de werkvloer gebeurt. Stel vragen en blijf met medewerkers in gesprek. De combinatie van eigen praktijkervaring en actuele kennis komt altijd van pas.”
